10 step per l’assunzione di un dipendente

Il processo di assuzione passa attraverso diverse fasi essenziali.

1. Preparare l’assunzione

Che si tratti dell’assunzione di un dipendente da parte di una società o di un’associazione, è necessario :

• Redigere un’offerta di lavoro;
•  Pubblicare l’offerta;
•  Preparare e condurre i colloqui di lavoro.

Il contenuto di un’offerta di assunzione non è regolato dalla legislazione francese, ad eccezione dei seguenti punti:

• Indicazioni discriminatorie
• lingua in cui è scritto l’annuncio. L’articolo L5331-4 del codice del lavoro francese stabilisce che:
  “È vietato pubblicare in un giornale, rivista o periodico o diffondere con qualsiasi altro mezzo di comunicazione accessibile al pubblico un’inserzione di offerte di lavoro o di lavoro a domicilio contenente un testo scritto in una lingua straniera.
  Quando l’impiego o il lavoro offerto può essere designato solo da un termine straniero senza equivalente francese, il testo francese deve includere una descrizione sufficientemente dettagliata per non indurre in errore ai sensi dell’articolo L. 5331-3.
  Questi requisiti si applicano ai servizi da eseguire sul territorio francese, indipendentemente dalla nazionalità dell’offerente o del datore di lavoro, e ai servizi da eseguire fuori dal territorio francese quando l’offerente o il datore di lavoro è francese, anche se la perfetta conoscenza di una lingua straniera sarebbe una delle condizioni richieste per ricoprire il lavoro offerto.
  Tuttavia, i direttori di pubblicazioni e le persone responsabili dei mezzi di comunicazione che utilizzano, in tutto o in parte, una lingua straniera possono, in Francia, ricevere offerte di lavoro scritte in questa lingua.”

2. Le caratteristiche di un annuncio di assunzione

Un annuncio di assunzione pertinente deve indicare:

• La presentazione del datore di lavoro: il tipo di azienda (gruppo nazionale o internazionale, PMI, ecc.) ed eventualmente il suo sito web.
• Il titolo e la descrizione della posizione da ricoprire: indicare i principali compiti previsti per la posizione offerta, gli orari di lavoro (orari scaglionati, lavoro notturno o di squadra, ecc.), i viaggi di lavoro (frequenza ed estensione geografica) o vincoli specifici (lavoro in un cantiere, manipolazione di prodotti pericolosi, ecc.)
• Il profilo ricercato: presentare la formazione iniziale richiesta, la qualifica attesa o il diploma necessario. Occorre anche specificare l’esperienza richiesta o desiderata (settore di attività, numero di anni), il livello di padronanza dei software informatici e delle lingue straniere (usa le formule “base”, “fluente”, “tecnico” o “bilingue”), le qualità personali ricercate e le prospettive di sviluppo.
• I criteri ricercati devono sempre essere direttamente collegati al lavoro da ricoprire. Per esempio, evitare di indicare “titolare di una patente B” se la posizione non comporta viaggi.
• Condizioni di lavoro: indicare l’ubicazione del posto proposto per l’assunzione, il tipo di contratto, l’orario di lavoro (part-time o full-time), lo stipendio (fascia o importo esatto, stabilito in base al profilo o all’esperienza), le prestazioni sociali (buoni pasto, assicurazione sanitaria aziendale obbligatoria, ecc.) nonché i mezzi messi a disposizione del futuro dipendente (computer, telefono o auto aziendale)
• Diversi riferimenti sono considerati discriminatori e quindi proibiti:
  – Origine geografica;
  – Appartenenza o meno (presunta o vera) a una razza, nazione o gruppo etnico: è impossibile richiedere la presentazione della tessera elettorale. Allo stesso modo, evitate di specificare nell’offerta di lavoro che state cercando un candidato “francese”, per esempio;
  – Genere: si deve indicare chiaramente che l’offerta di lavoro è rivolta sia agli uomini che alle donne menzionando il titolo del lavoro seguito dalla parola “M/F”, con l’eccezione di modelli o artisti che svolgono un ruolo;
  – Morale;
  – Orientamento sessuale o identità di genere;
  – Stato di famiglia: l’offerta non deve menzionare “single”, “sposato”, “senza figli” o “libero da qualsiasi obbligo familiare”;
  – Stato di gravidanza;
  – Disabilità o stato di salute: le parole “lavoro riservato a una persona disabile”, “abile” o “in buona salute” sono da evitare;
  – Caratteristiche genetiche;
  – Aspetto fisico;
  – Convinzioni religiose;
  – Opinioni politiche: l’espressione “essere membro di tale e tale partito sarebbe un vantaggio” è proibita;
  – Attività sindacali o mutualistiche;
  – Luogo di residenza.

3. La scelta del mezzo per pubblicare l’annuncio di assunzione è libera:

• Giornale ;
•  Rivista ;
•  Scrittura periodica;
•  Supporto online: sito web aziendale, blog o siti di reclutamento, reti sociali professionali.

Prima di procedere con i colloqui di lavoro, è consigliabile:

• Analizzare i CV e le lettere di presentazione;
• Elencare i punti da controllare e i temi da esplorare per ogni candidato;
• Elaborare un quadro generale da seguire durante i colloqui per mantenere una procedura di selezione equa tra i candidati.

Il colloquio di lavoro può essere collettivo o individuale, con uno o più intervistatori. Generalmente consiste in due fasi: intervistare il candidato sul suo CV (esperienza, istruzione, ecc.), e poi presentare la posizione da ricoprire. È consigliabile dare al candidato la possibilità di parlare, fare domande ed esprimere dubbi.
I motivi di discriminazione nell’annuncio di lavoro si applicano anche durante i colloqui. Se vengono utilizzati strumenti specifici (test attitudinali o della personalità), il datore di lavoro è obbligato ad informare il candidato. Inoltre, le informazioni raccolte sono strettamente confidenziali e devono essere utilizzate solo per scopi di reclutamento.

4. La dichiarazione prima dell’assunzione o DPAE
Questa formalità obbligatoria deve essere completata presso l’URSSAF non prima di 8 giorni prima della data effettiva di assunzione. Il mancato rispetto di questa procedura amministrativa è soggetto a una sanzione di 1.086 euro per ogni dipendente interessato. L’URSSAF invia una ricevuta entro 5 giorni dal ricevimento del DPAE.

La DPAE deve essere inviata per via elettronica (sul sito web net-entreprise) quando l’azienda ha fatto “più di 50 dichiarazioni preventive (…) durante l’anno solare precedente” (articolo D1221-18 del Codice del Lavoro).
Il Ministero del Lavoro fornisce ai datori di lavoro un modello di DPAE, chiamato anche modulo cerfa 14738*01. Questo documento contiene le seguenti informazioni

• Nome e cognome o ragione sociale del datore di lavoro;
•  Codice NAF dell’azienda;
• Indirizzo e numero SIRET dello stabilimento;
• Codice, nome e indirizzo del servizio di medicina del lavoro;
• Identità e numero di previdenza sociale del dipendente da assumere;
• Data e ora prevista per l’assunzione;
• Tipo di contratto: contratto a tempo determinato, contratto di lavoro temporaneo, contratto di apprendistato o contratto permanente;
• Durata del contratto (solo contratto a tempo determinato) e del periodo di prova per un contratto a tempo determinato o indeterminato di più di 6 mesi.

Oltre al DPAE, il datore di lavoro è tenuto a fare una dichiarazione preventiva all’Ispettorato del Lavoro tramite lettera raccomandata nei seguenti casi:

1. Quando uno stabilimento, dopo aver cessato di impiegare personale per almeno sei mesi, si propone di assumerlo di nuovo ;
2. Quando uno stabilimento che impiega personale cambia operatore;
3. Quando uno stabilimento che impiega personale viene trasferito in un altro luogo o se subisce un ampliamento o una trasformazione che porta a un cambiamento delle sue attività industriali e commerciali. ” (Articolo L1221-17 del Codice del Lavoro).

5. Registrazione del dipendente assunto nel registro unico del personale
A partire dalla prima assunzione, tutti i datori di lavoro devono avere un unico registro del personale. Sono tenuti a registrare il dipendente appena assunto in questo registro. Questo registro unico contiene informazioni obbligatorie come:

•  L’identificazione del dipendente
•  Le sue qualifiche;
•  La data di entrata e di uscita;
•  Il tipo di contratto.

6. Affiliazione del dipendente a un ente pensionistico complementare
Questa formalità riguarda tutti i dipendenti del settore privato, che lavorino a tempo pieno o a tempo parziale. L’affiliazione si realizza con un’istituzione appartenente a :
– Arrco per dirigenti e non dirigenti;
– Agirc per soli dirigenti.

7. Dichiarazione dei movimenti di lavoro o DMMO
Ogni mese, tutte le aziende con 50 o più dipendenti devono presentare un DMMO. Questa dichiarazione indica l’elenco dei contratti di lavoro conclusi o terminati durante il mese precedente, esclusi i contratti a tempo determinato non rinnovabili di meno di un mese.

8. La visita di informazione e prevenzione 
La visita medica di informazione e prevenzione è sancita da un certificato di controllo e riguarda tutti i dipendenti. In linea di principio, tale visita ha luogo dopo l’assegnazione al posto di lavoro:

• Entro 2 mesi per gli apprendisti;
•  Entro 3 mesi per gli altri dipendenti.

La visita viene effettuata prima della data di assunzione nei seguenti casi:

• Dipendenti di età inferiore ai 18 anni;
•  Lavoratori notturni;
•  Dipendenti esposti a rischi particolari.

9. Documenti da consegnare al dipendente assunto
I seguenti documenti devono essere consegnati al dipendente:

•  Una copia del contratto di lavoro;
•  L’elenco dei contratti collettivi applicabili all’azienda e le modalità della loro consultazione;
•  Una copia della dichiarazione prima dell’assunzione;
•  L’avviso di ricevimento rilasciato dall’URSSAF.

Questo obbligo è considerato soddisfatto se il dipendente ha un contratto di lavoro scritto che specifica l’organizzazione destinataria.

10. Documenti che il dipendente assunto deve fornire
Indipendentemente dal tipo di contratto, il datore di lavoro può richiedere documenti giustificativi solo se sono legati alla posizione da ricoprire.

I seguenti documenti sono generalmente richiesti

•  Una copia della carta d’identità o del permesso di soggiorno del dipendente;
•  Il permesso di lavoro per il lavoratore straniero;
•  Una copia certificata dei diplomi;
•  Una fotocopia della “carte vitale” o del certificato di affiliazione alla Sicurezza Sociale;

Ulteriori obblighi del datore di lavoro nei confronti del dipendente assunto

Il datore di lavoro è obbligato a comunicare le seguenti informazioni al dipendente:

•  Orario di lavoro dei dipendenti
• Dati di contatto dell’ispettore competente
• Dati di contatto del servizio sanitario o del medico del lavoro
• Dati di contatto dei servizi di emergenza
• Istruzioni in caso di incendio
• Regolamento interno
• Testi legali sulla parità di retribuzione tra uomini e donne

Inoltre, il datore di lavoro deve fornire una formazione sulla sicurezza ai dipendenti appena assunti. Questa formazione deve essere pratica e in grado di rafforzare le loro competenze. La formazione riguarda le misure preventive e il comportamento da osservare in caso di incidente.