GDPR e Responsabilità del Datore di Lavoro nella Tutela dei Dati Personali
Nella gestione delle risorse umane, i datori di lavoro spesso utilizzano strumenti informatici per raccogliere e analizzare un’ampia gamma di dati sui propri dipendenti. Tuttavia, l’uso di tali informazioni richiede attenzione e conformità alle normative sulla privacy, in particolare al GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), che definisce regole precise per la raccolta, la conservazione e l’utilizzo dei dati personali.
Tipologie di Informazioni Raccoglibili e Limiti Stabiliti dal GDPR
Durante e dopo il processo di assunzione, il datore di lavoro può raccogliere informazioni specifiche necessarie a soddisfare requisiti legali (ad esempio, per le dichiarazioni sociali) e a facilitare la gestione amministrativa del personale. Tali dati includono dettagli per l’amministrazione generale (come il tipo di patente posseduta o i contatti di emergenza) e informazioni utili all’organizzazione interna (per esempio, una foto opzionale per l’annuario aziendale o per l’organigramma).
L’uso di questi dati deve essere proporzionato alle finalità aziendali, rispettando i principi di minimizzazione e di protezione della privacy, come richiesto dal GDPR.
Accesso e Sicurezza dei Dati Personali: Regole di Limitazione e Controllo
Uno degli obblighi primari del datore di lavoro riguarda la protezione dei dati personali, limitando l’accesso a un numero ristretto di persone autorizzate. Chiunque abbia accesso ai dati è tenuto a rispettare procedure specifiche, e le operazioni sui dati devono essere tracciabili: l’azienda deve sapere chi ha consultato le informazioni, quando e per quale scopo.
In genere, l’accesso ai dati dei dipendenti è riservato alle risorse umane, ai superiori gerarchici (per informazioni essenziali alle loro funzioni, come valutazioni o retribuzioni), e agli enti esterni coinvolti nel rapporto di lavoro (assicurazioni, enti previdenziali, ecc.). Divulgare dati personali a terzi è vietato, a meno che non sia previsto dalla legge o da una decisione giudiziaria (come per un ispettore della sicurezza sociale o un ufficiale giudiziario con titolo esecutivo).
Anche i rappresentanti dei dipendenti possono avere accesso a determinate informazioni contenute nel registro unico del personale (come nome, nazionalità e data di ingresso nell’organizzazione), mentre altri enti aziendali, come il comitato aziendale, possono ottenere dati specifici a patto che il dipendente non si sia opposto. Questo consente di organizzare attività e servizi adeguati ai dipendenti, come previsto dal GDPR.
Diritti dei Dipendenti e Trasparenza sul Trattamento dei Dati
Il GDPR attribuisce ai dipendenti diritti fondamentali riguardo ai propri dati personali. Ogni dipendente ha diritto di essere informato sull’utilizzo delle sue informazioni, sull’identità del responsabile del trattamento (tipicamente le risorse umane), sulle finalità della raccolta dei dati, sulle basi legali su cui si fonda tale trattamento (ad esempio, obblighi di legge o interessi legittimi del datore di lavoro), e sui soggetti con accesso a tali informazioni. Inoltre, deve essere comunicata la durata di conservazione dei dati e le modalità per esercitare i diritti di accesso, rettifica e, in casi giustificati, opposizione.
Il datore di lavoro è anche tenuto a informare i rappresentanti del personale prima di utilizzare file contenenti dati per la gestione del personale. Ogni dipendente può ottenere, su richiesta, una copia dei propri dati personali, inclusi i dati relativi alla storia professionale, retribuzione, valutazione delle competenze e altro.
Durata della Conservazione dei Dati: Norme per la Gestione Temporale delle Informazioni
Il GDPR impone che i dati raccolti vengano conservati solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti. Il responsabile del trattamento deve stabilire un periodo di conservazione appropriato prima dell’inizio dell’elaborazione dei dati. Durante la permanenza in azienda del dipendente, le informazioni vengono mantenute attive. Dopo la cessazione del rapporto di lavoro, però, il datore è tenuto a conservare alcuni dati su supporto d’archivio (come i dati di retribuzione per cinque anni dopo l’uscita del dipendente) per rispettare le normative fiscali e amministrative.
GDPR
Ruolo del DPO e Registro delle Attività di Trattamento
Se l’azienda ha nominato un Delegato alla Protezione dei Dati (DPO), questo dovrà supervisionare l’applicazione delle misure di conformità GDPR e garantire che ogni trattamento di dati sia tracciato nel registro delle attività di trattamento. Tale registro deve contenere tutti i file di gestione del personale, rispettando così le disposizioni del GDPR in materia di documentazione e trasparenza.
