SMART WORKING: QUALI SONO GLI OBBLIGHI DEL DATORE DI LAVORO?

Lo scoppio della pandemia di Covid19 ha avuto un grande impatto sull’utilizzo dello Smart working che si è rilevato un grande successo grazie alla sua flessibilità.

Tuttavia, la natura emergenziale della situazione ha fatto dimenticare che lo Smart working deve obbedire ad alcuni formalismi e obblighi del datore di lavoro, fra cui:

• Un’analisi dei rischi del luogo di lavoro presso il domicilio del dipendente da inserire nel documento unico di valutazione dei rischi;
• La verifica della conformità degli impianti elettrici e tecnici attraverso la visita di un tecnico o l’ottenimento di un certificato di conformità;
• La predisposizione di un sistema di monitoraggio dell’orario di lavoro
• Il pagamento dei costi aggiuntivi per il dipendente (stampante, telefono, ecc) su base effettiva o su base forfettaria di 10,20 o 30 euro a seconda dei casi;
• La verifica della polizza assicurativa del lavoratore in Smart working che deve coprire anche lo spazio a domicilio dedicato all’attività professionale
• La previsione di un colloquio di smart working.

È pacifico che questi obblighi derivino direttamente da due principi fondamentali per cui il lavoratore in smart working è un dipendente come gli altri, con gli stessi diritti, e il datore di lavoro ha un obbligo di risultato in termini di misure di sicurezza in ogni momento e in ogni luogo.

Va ricordato, infatti, che un infortuno che si verifica a un dipendente in smart working nel corso della sua attività professionale è considerato un infortunio sul lavoro.

smartworking

L’ASSICURAZIONE DEL LAVORATORE IN SMART WORKING:

L’assicurazione che deve coprire l’attività professionale presso il domicilio del dipendente in smart working si distingue da quella richiesta per un lavoratore autonomo che lavora da casa in quanto è meno onerosa, ma rimane la necessità di garantire la copertura dei rischi. Spetta, dunque, al dipendente inviare al datore di lavoro il proprio certificato di assicurazione per lo smart-working che corrisponde all’ attestation d’assurance multirisque habitation du lieu de travail à l’employeu (certificato di assicurazione sui multi-rischi per il luogo di lavoro). A questo proposito, tuttavia, non è chiaro come l’assicurazione copra i danni causati dal telelavoratore a casa: l’assicurazione del telelavoratore raramente specifica le condizioni di copertura nei casi limite. Le apparecchiature informatiche possono essere coperte dall’assicurazione del datore di lavoro, l’assicurazione del dipendente può coprire i danni a casa, ma se il dipendente utilizzasse i suoi effetti personali nel corso della sua attività professionale a casa, potrebbe essere necessario optare per una copertura specifica di questi beni. Questo perché non sono coperti dal datore di lavoro.

A tutto ciò, si potrebbe obiettare che i mezzi necessari allo smart working dovrebbero essere forniti dal datore di lavoro in quanto questo rientra tra i suoi obblighi contrattuali e che, in termini assoluti, il datore di lavoro si occupa dell’estensione della garanzia per coprire i rischi legati allo smart working, ma in tempi di crisi e di fretta, come nel caso del Covid19, molti dipendenti si sono improvvisati telelavoratori. Di conseguenza, le aziende non hanno avuto il tempo di adempiere a tutti gli obblighi necessari e molti dipendenti hanno dovuto verificare che la propria assicurazione coprisse l’attività professionale a domicilio.

CONFORMITA’ AL GDPR dello SMART WORKING

D’altra parte, è bene ricordare il concetto di sicurezza non solo delle persone, ma anche dei dati personali nell’ambito dello smart working.

Dal 25 maggio 2018, il Regolamento GDPR ha imposto a tutte le aziende le sue regole sulla riservatezza e sulla sicurezza dei dati personali. Anche in questo caso, nella fretta dovuta alla situazione emergenziale, le aziende non hanno sempre verificato che il domicilio del lavoratore soddisfi i requisiti del regolamento europeo. In particolare, il sito della CNIL raccomanda ai dipendenti che devono portare a casa file cartacei di prestare particolare attenzione alla sicurezza di questi documenti e di segnalarlo. Infatti, ove possibile, i documenti cartacei non dovrebbero essere portati presso il domicilio dei dipendenti in quanto le aziende non hanno avuto il tempo di rendere il domicilio dei dipendenti conforme ai requisiti del GDPR. Le sanzioni previste sono particolarmente elevate: il 4% del fatturato mondiale o 20 milioni di euro.

La CNIL specifica le misure da adottare per soddisfare i requisiti di sicurezza di smart working in tema di dati:

• Redigere una carta informatica a carattere vincolante;
• Adottare una politica di gestone delle password in linea con le raccomandazioni della CNIL;
• Prevedere una procedura di blocco automatico della sessione;
• L’utilizzo di un software antivirus regolarmente aggiornato
• L’installazione di un software firewall
• Limitare i flussi di rete allo stretto necessario
• La protezione dell’accesso da remoto ai dispositivi informatici mobili tramite VPN;
• Implementare il protocollo WPA2 o WPA2-PSK per le reti Wi-Fi;
• Vietare l’accesso ai siti non protetti.

Ancora una volta, si può notare come l’urgenza della situazione abbia implicitamente creato una certa flessibilità nell’implementazione del telelavoro, ma è bene ricordare che le aziende non possono sottrarsi ai loro obblighi nel tempo.

Avv. Aurora Visentin & Giada Ricci

Avvocato specializzato in diritto del lavoro con studio a Parigi