Colloqui obbligatori con i dipendenti

Guida ai Colloqui Obbligatori con i Dipendenti in Francia

In Francia la legge obbliga i datori di lavoro a svolgere periodicamente alcuni colloqui con i dipendenti, volti a supportare la loro crescita professionale e a garantire la conformità normativa. Di seguito presentiamo i principali colloqui (obbligatori e raccomandati), spiegandone in modo chiaro scopo, destinatari, frequenza, base normativa ed eventuali sanzioni in caso di omissione. Troverà anche esempi pratici ed una tabella riepilogativa finale.

1. Entretien Professionnel (Colloquio Professionale Biennale)

• Scopo: è un colloquio dedicato allo sviluppo professionale del dipendente. Serve a discutere le prospettive di crescita, le competenze da acquisire e i bisogni formativi del lavoratore​

Da notare: non è un colloquio di valutazione della performance lavorativa quotidiana, ma focalizzato sulla evoluzione professionale (il colloquio di valutazione annuale è un’altra cosa)​. In altre parole, l’entretien professionnel accompagna il dipendente nella sua evoluzione di carriera, identificando opportunità di formazione e sviluppo​

• Chi è coinvolto: tutti i dipendenti, in tutte le aziende e settori, indipendentemente dal tipo di contratto (a tempo determinato o indeterminato, apprendistato, etc.) e dall’orario (full-time o part-time)​

Ogni lavoratore ha diritto a questo colloquio periodico con il datore di lavoro.

• Frequenza: deve essere effettuato ogni 2 anni (biennale) a partire dalla data di assunzione del dipendente, e poi ogni due anni conteggiando dall’ultimo colloquio svolto​

Colloqui obbligatori

Inoltre, l’entretien professionnel va proposto obbligatoriamente al rientro da alcuni congedi prolungati, come ad esempio dopo una maternità, un congedo parentale, un congedo sabbatico, un’assenza per malattia lunga (oltre 6 mesi), ecc.​

Questo garantisce che anche chi si è assentato a lungo abbia un aggiornamento sul proprio percorso professionale al rientro. Le aziende possono, tramite accordi collettivi, prevedere una frequenza diversa (ad esempio integrandolo con altri colloqui), ma in mancanza di accordi l’obbligo legale resta ogni due anni​

• Base normativa: Code du travail francese, art. L6315-1​

Lo stesso articolo disciplina anche il bilancio a 6 anni (vedi punto successivo).

• Sanzioni se omesso: il mancato svolgimento degli entretiens professionnels può avere conseguenze gravi, specialmente per le aziende medio-grandi. Nelle aziende con almeno 50 dipendenti, se nei 6 anni precedenti un lavoratore non ha svolto i colloqui professionali obbligatori e non ha effettuato almeno una formazione professionale (detta “non obbligatoria”, ad esempio un corso di aggiornamento), il datore di lavoro è tenuto per legge ad effettuare un versamento compensativo di €3000 sul Compte Personnel de Formation (CPF) del dipendente​

In pratica, il lavoratore riceve 3000 € di credito formazione a spese dell’azienda, a titolo di sanzione per non aver curato la sua formazione​

Nelle aziende con meno di 50 dipendenti, non è previsto questo versamento automatico, ma il datore di lavoro rimane comunque soggetto all’obbligo generale di tutelare l’impiegabilità e l’adattamento del lavoratore al proprio ruolo. Di conseguenza, in caso di contestazione legale, un lavoratore potrebbe ottenere danni e interessi se dimostra che l’azienda ha ignorato sistematicamente questi obblighi formativi​

In sintesi, anche senza multa diretta, trascurare i colloqui professionali espone l’azienda a rischi di cause di lavoro e sanzioni indirette.

Esempio pratico: Maria è stata assunta il 10 gennaio 2023 presso la filiale francese dell’azienda. Entro il 10 gennaio 2025 (due anni dall’assunzione) l’azienda dovrà organizzarle un entretien professionnel, in cui discutere con lei le sue aspirazioni, eventuali esigenze formative e prospettive di carriera. Supponiamo che Maria nel 2024 vada in congedo di maternità e rientri a settembre 2024: al suo rientro, l’azienda dovrà proporle subito un entretien professionnel (senza attendere il 2025) per fare il punto sul suo percorso dopo l’assenza. Durante l’entretien, il responsabile potrà ad esempio proporre a Maria di seguire un corso di aggiornamento (formazione) nell’anno successivo. L’esito del colloquio andrà poi messo per iscritto e consegnato a Maria, così da tracciare quanto emerso. Seguendo queste regole, al termine dei primi 6 anni (2029) Maria avrà svolto almeno 3 colloqui biennali e probabilmente qualche corso di formazione: l’azienda sarà così in regola con il bilancio dei 6 anni e non incorrerà nella sanzione dei 3000 € sul CPF.

2. Bilancio dei 6 anni (Entretien d’état des lieux récapitulatif)

• Scopo: è un colloquio di bilancio del percorso professionale del dipendente negli ultimi 6 anni. Serve a fare il punto di controllo: l’azienda verifica che il lavoratore abbia beneficiato dei colloqui biennali previsti e valuta i progressi ottenuti in termini di formazione e crescita professionale​

In particolare, durante questo entretien “di stato dei luoghi” si accerta se il dipendente, nei 6 anni trascorsi, ha seguito almeno un’azione formativa, ha acquisito eventuali certificazioni (anche tramite esperienze come la VAE, Validation des Acquis de l’Expérience) o ha avuto avanzamenti di carriera o aumenti di stipendio​

È dunque un momento per riflettere su come l’azienda ha supportato lo sviluppo del collaboratore in quel periodo e pianificare i passi futuri.

• Chi è coinvolto: tutti i dipendenti con almeno 6 anni di anzianità presso l’azienda. L’obbligo vale per ogni lavoratore dopo 6 anni dalla sua assunzione. (Nota: se un dipendente cambia azienda, il conteggio ricomincia nella nuova azienda; il bilancio si fa in relazione ai 6 anni all’interno della stessa impresa).
• Frequenza: avviene ogni 6 anni di presenza del dipendente in azienda. Dalla data di assunzione, al compimento di 6 anni di anzianità, va organizzato questo colloquio speciale di bilancio. Ad esempio, per un lavoratore assunto il 1° aprile 2019, il bilancio andrà fatto indicativamente entro aprile 2025. Dopodiché, se il rapporto continua, un altro bilancio andrà fatto entro 6 anni dal precedente (es. 2031, e così via ogni sei anni). È importante non far slittare oltre tale termine questo appuntamento. Durante il bilancio a 6 anni, va redatto un verbale scritto (compte-rendu) che riepiloga i punti affrontati e le conclusioni; una copia va consegnata al dipendente​, così da documentare ufficialmente l’adempimento.
• Base normativa: Code du travail art. L6315-1​
• Sanzioni se omesso: il bilancio dei 6 anni non è un obbligo separato dall’entretien professionnel, ma fa parte integrante di quell’obbligo. Quindi, le sanzioni in caso di mancato svolgimento sono le medesime già descritte per l’entretien professionnel. In particolare, nelle aziende con ≥50 dipendenti, l’assenza del bilancio sexennale combinata alla mancanza di formazione del lavoratore comporta la sanzione del versamento di €3000 sul CPF del lavoratore​

Questo versamento (detto abondement correctif) è dovuto una tantum per ciascun lavoratore per cui gli obblighi non sono stati rispettati. Nelle aziende <50 dipendenti, anche il mancato bilancio può essere valutato in sede di contenzioso come inadempimento dell’obbligo di formazione, con rischio di risarcimenti danni al dipendente​

Oltre alla sanzione monetaria, non effettuare il bilancio di 6 anni significa perdere un’occasione di confronto con il dipendente: l’azienda non ottempera agli obblighi di legge e al tempo stesso manca un momento utile per discutere di piani di carriera, formazione futura e aspettative, con possibili ricadute negative anche sulla motivazione del personale.

Esempio pratico: Riprendendo l’esempio precedente di Maria (assunta nel 2023), supponiamo che nel 2029 arrivi il momento del bilancio dei 6 anni. L’azienda organizza un colloquio dedicato in cui rivede con Maria tutti i corsi svolti, i colloqui biennali fatti dal 2023 al 2029 e le evoluzioni avute (nuove competenze, cambi di mansione o aumenti ricevuti). Dall’analisi risulta che Maria ha effettivamente svolto tre entretien professionnel e seguito due corsi di formazione, ottenendo anche un certificato professionale. Il responsabile redige quindi un resoconto scritto dell’incontro, che Maria firma e di cui riceve copia. Grazie a questo processo, l’azienda dimostra di aver rispettato l’obbligo formativo: Maria è stata seguita nel suo percorso e ha avuto opportunità di crescita. L’azienda evita così qualsiasi sanzione e anzi beneficia di una collaboratrice più formata e motivata per gli anni a venire.

3. Entretien Forfait-Jours (Colloquio Annuale per Lavoratori con Forfait-Jours)

• Scopo: è un colloquio obbligatorio mirato a verificare le condizioni di lavoro dei dipendenti che hanno un forfait-jours, ovvero che lavorano con un regime forfettario in giorni invece che in ore. Lo scopo principale è assicurarsi che la loro carico di lavoro sia sostenibile e “ragionevole” e che vi sia un buon equilibrio tra vita professionale e vita privata​

Durante questo incontro annuale, infatti, si affrontano temi come la quantità di giorni lavorati, l’organizzazione del lavoro, il rispetto dei riposi e l’articolazione tra lavoro e vita personale​

Si può discutere anche della retribuzione in rapporto al carico di lavoro e degli obiettivi. In sintesi, è uno strumento di monitoraggio e prevenzione per evitare situazioni di super-lavoro o burn-out nei quadri con orario flessibile.

• Chi è coinvolto: tutti i lavoratori con contratto di forfait-jours. In genere si tratta di quadri o personale direttivo a cui l’azienda, tramite accordo, applica un regime di giornate lavorative annuali predeterminate (es: 218 giorni/anno) invece del classico orario settimanale di 35 ore. Se in azienda esistono questi contratti (abbastanza comuni per manager e figure apicali in Francia), è obbligatorio organizzare un entretien forfait-jours ogni anno per ciascuno di essi. Questo colloquio è aggiuntivo rispetto agli altri colloqui (ad es. un quadro in forfait-jours dovrà fare sia l’entretien professionnel biennale, sia l’entretien forfait-jours annuale).
• Frequenza: annuale. Il Codice del Lavoro prevede almeno un colloquio all’anno con il dipendente in forfait-jours​

Di solito si tiene verso fine anno o inizio anno nuovo, per discutere dell’anno trascorso e pianificare eventualmente l’anno seguente in termini di obiettivi e carichi di lavoro. È importante che avvenga regolarmente ogni anno; anche brevi ritardi possono essere sanzionati: la giurisprudenza francese ha ritenuto non valida un’intervista svolta con appena due mesi di ritardo oltre l’anno​

Pertanto l’azienda deve pianificare con rigore questi incontri (spesso il reparto HR fissa un calendario annuale per tutti i forfait-jours).

• Base normativa: Code du travail art. L3121-65​

Questa norma impone al datore di lavoro di organizzare almeno una volta l’anno un colloquio specifico con il dipendente in forfait-jours per trattare della sua charge de travail, dell’organizzazione e de l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle (carico di lavoro e conciliazione vita-lavoro) e della sua situazione generale. Inoltre, l’art. L3121-60 (di ordine pubblico) richiede che il datore controlli regolarmente che il carico di lavoro resti entro limiti ragionevoli​

Questi colloqui annuali sono parte di tale obbligo di controllo. Infine, anche l’art. L4121-1 (obbligo generale di sicurezza) viene richiamato nei casi di mancata tutela del dipendente rispetto al superlavoro​

• Sanzioni se omesso: la mancata realizzazione di questi colloqui mette a serio rischio la validità del contratto di forfait-jours. In caso di controllo o contenzioso, se l’azienda non prova di aver effettuato i colloqui annuali e gestito la pressione di lavoro, il dipendente in forfait-jours può sostenere che il suo accordo forfettario è nullo per inadempimento del datore. La conseguenza? Il lavoratore verrà considerato come un normale dipendente a 35 ore settimanali per il periodo in questione, con diritto al pagamento di tutte le ore straordinarie eccedenti le 35 ore/settimana svolte negli ultimi 3 anni​

La Corte di Cassazione francese ha infatti stabilito che, in assenza del corretto monitoraggio annuale, il dipendente è “reputato aver lavorato 35 ore settimanali” e può ottenere gli straordinari e anche danni per violazione dell’obbligo di tutela da parte del datore​

Oltre al rischio di dover pagare consistenti somme arretrate, l’azienda potrebbe vedersi contestare ufficialmente la violazione degli obblighi di sicurezza e salute sul lavoro. In sintesi, omissioni o ritardi nei colloqui forfait-jours possono annullare la convenzione di forfait e costare molto cari in termini economici e legali.

Esempio pratico: L’azienda ha 5 dirigenti con forfait-jours (218 giorni lavorativi annui). Stabilisce quindi che ogni anno a dicembre il direttore risorse umane incontrerà ciascuno di loro per un entretien forfait-jours. Uno di questi dirigenti, Paolo, nel colloquio di dicembre 2024 segnala di aver dovuto lavorare molti week-end per un progetto urgente. Si discute allora di come redistribuire il carico nel 2025 e di garantirgli il recupero dei riposi non goduti. L’azienda mette a verbale l’incontro e pianifica un check a metà anno. Grazie a questi colloqui, Paolo non supera sistematicamente i limiti di lavoro e rimane in buona salute professionale. Se l’azienda non avesse fatto questi colloqui e Paolo avesse accumulato eccessi di lavoro senza monitoraggio, avrebbe potuto in futuro rivolgersi al giudice. In tal caso, molto probabilmente il suo forfait-jours sarebbe stato invalidato e l’azienda obbligata a pagargli gli straordinari arretrati (con relativi contributi) degli ultimi anni, oltre a possibili indennità aggiuntive. Ecco perché è cruciale prendere sul serio l’obbligo dell’entretien forfait-jours annuale.

4. Entretien Annuel d’Évaluation (Colloquio Annuale di Valutazione)

• Scopo: è il classico colloquio di valutazione delle performance individuali e di definizione degli obiettivi futuri. Si tratta di un momento di confronto tra dipendente e responsabile per fare il bilancio dell’anno trascorso (risultati raggiunti, difficoltà incontrate, feedback reciproci) e pianificare l’anno successivo (nuovi obiettivi, eventuali esigenze di formazione, prospettive di evoluzione interna). È dunque uno strumento gestionale importante per motivere i collaboratori, allineare le aspettative e individuare potenziali problemi o opportunità di miglioramento. Spesso l’entretien annuel serve anche per discutere di eventuali progressioni di carriera o aggiustamenti retributivi in base alle performance. E’ inoltre, essenziale per verificare il raggiungimento degli obiettivi (che vengono normalmente fissati e comunicati annualmente) ed eventualmente valutare un licenziamento per insufficienza professionale
• Chi è coinvolto: non essendo imposto per legge, dipende dalle politiche aziendali. In pratica, la maggior parte delle aziende decide volontariamente di effettuare un colloquio di valutazione annuale per tutti i dipendenti o almeno per determinate categorie (es. impiegati amministrativi, quadri, ecc.). Se un’azienda adotta questo sistema, deve però applicarlo in modo uniforme: tutti i dipendenti in posizione simile devono avere l’opportunità di fare il colloquio, altrimenti potrebbero sorgere problemi di disparità di trattamento​
• Frequenza: in genere annuale. Molte imprese fissano questo incontro una volta l’anno (spesso verso fine anno o inizio dell’anno nuovo). Alcune prevedono anche un colloquio “semestrale” di mid-year review, ma la prassi comune è una valutazione formale all’anno. La frequenza e le modalità precise possono essere stabilite da policy interne aziendali o dalla contrattazione collettiva di settore. Se esiste un accordo aziendale o contratto collettivo che impone l’entretien annuel, allora in quel caso diventa di fatto obbligatorio rispettarne la periodicità (come obbligo contrattuale interno). In assenza di tali previsioni, resta una prassi facoltativa ma consigliata.
• Base normativa: non è previsto dal Codice del Lavoro francese in maniera obbligatoria​. A differenza degli altri colloqui descritti, l’entretien annuel d’évaluation non appare in alcun articolo di legge come obbligo generalizzato. La legge lo menziona solo indirettamente: ad esempio, l’art. L1222-10 impone un colloquio annuale per i lavoratori in telelavoro (smart working), che è assimilabile a un colloquio sulle condizioni di lavoro a distanza. Ma per la valutazione annuale di performance in senso stretto non c’è un articolo specifico. Dunque, a livello legale generale, non è obbligatorio (salvo per i forfait-jours, come visto sopra, che però è un colloquio di natura diversa)​

Fanno eccezione i casi in cui un accordo collettivo nazionale o un accordo aziendale preveda espressamente colloqui annuali: in tal caso l’azienda è tenuta a rispettare quanto stabilito dall’accordo (diventando un obbligo contrattuale). In sintesi, l’obbligo “di legge” non c’è, ma può derivare da accordi interni volontari.

• Sanzioni se omesso: non essendoci un obbligo di legge generale, non esiste una sanzione legale diretta per chi non fa colloqui di valutazione. Tuttavia, se un contratto collettivo applicabile o un regolamento interno li prevedono, il mancato rispetto potrebbe essere considerato un inadempimento contrattuale o una violazione della normativa interna. Inoltre, come accennato, se un’azienda adotta colloqui annuali ma non li concede ad alcuni dipendenti, questi ultimi potrebbero agire lamentando una discriminazione (essendo stati esclusi da un beneficio che altri hanno)​

La giurisprudenza francese ha riconosciuto che la mancata effettuazione di colloqui di valutazione previsti per tutti può costituire un pregiudizio di carriera risarcibile, configurando la perdita di chance di una promozione​

In pratica l’assenza di colloqui annuali non viene punita dai controlli ispettivi, ma può emergere in controversie individuali se gestita male. Nota positiva: svolgere regolarmente questi incontri, pur non obbligatori, è visto come una buona prassi: aiuta a evitare incomprensioni, a mantenere i dipendenti coinvolti e a documentare in modo trasparente l’andamento delle performance. È dunque fortemente consigliato dagli esperti HR e avvocati del lavoro​, in un’ottica sia di crescita aziendale sia di prevenzione di conflitti.

Esempio pratico: Un’azienda decide di implementare un colloquio annuale di valutazione per tutti i suoi 50 dipendenti. A dicembre, ogni responsabile di reparto incontra i membri del suo team individualmente. Marco, impiegato nell’area commerciale, discute col suo manager i risultati di vendita dell’anno, analizzano cosa è andato bene e cosa migliorare. Vengono fissati obiettivi di fatturato per l’anno successivo e concordate magari delle formazioni (es. un corso di negoziazione) per aiutarlo a crescere. Il tutto viene riportato su un modulo che Marco e il manager firmano. Questo rituale annuale non è imposto dalla legge, ma l’azienda ne trae vantaggio: Marco si sente ascoltato e sa cosa ci si aspetta da lui, mentre la direzione dispone di una traccia formale delle valutazioni. Se l’azienda avesse scelto di fare colloqui solo per alcuni dipendenti “selezionati” e non per altri, i non convocati avrebbero potuto lamentare un trattamento ingiusto. Invece, applicandolo a tutti in modo coerente, l’azienda migliora la trasparenza e riduce il rischio di malumori o vertenze.

Conclusione

In conclusione, rispettare questi colloqui obbligatori non è solo un dovere legale, ma rappresenta anche un’opportunità per migliorare il dialogo con i propri dipendenti e far crescere l’azienda. Attraverso l’entretien professionnel biennale e il bilancio a 6 anni, l’azienda investe sullo sviluppo delle competenze e carriera del personale, evitando al contempo sanzioni finanziarie. Con il colloquio annuale per i lavoratori in forfait-jours, si tutela la salute organizzativa e si prevengono rischi giuslavoristici significativi. Infine, adottare un colloquio annuale di valutazione per tutti aiuta a instaurare una cultura di feedback e meritocrazia, con benefici in termini di performance e coinvolgimento.

Raccomandazione: pianificare per tempo questi incontri (magari creando un calendario annuale degli “entretiens” obbligatori), conservare traccia scritta dei colloqui effettuati (verbali firmati, date, temi trattati) e attuare le eventuali azioni concordate con i dipendenti (formazioni, aggiustamenti di ruolo, ecc.). In caso di dubbi sulla normativa o per assistenza nella predisposizione della documentazione, è consigliabile consultare un esperto legale in diritto del lavoro francese. Con una gestione attenta, questi colloqui da obbligo possono trasformarsi in strumenti strategici per la crescita della Sua impresa in Francia.