L’articolo 88 paragrafo 1 del regolamento 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati sancisce che “gli Stati membri possono prevedere, con legge o tramite contratti collettivi, norme più specifiche per assicurare la protezione dei diritti e delle libertà con riguardo al trattamento dei dati personali dei dipendenti nell’ambito dei rapporti di lavoro […]”.

1. Assunzione e gestione dei dipendenti

Nel contesto del reclutamento, i dati raccolti dovrebbero essere utilizzati solo per valutare l’idoneità del candidato a svolgere il lavoro proposto (qualifiche, esperienza, ecc.). È quindi vietato chiedere ad un candidato informazioni che superano questo fine, ad esempio informazioni circa la sua famiglia, le sue
opinioni politiche o la sua appartenenza sindacale.

Solo le persone coinvolte nel processo di reclutamento possono accedere alle informazioni di un candidato.
Oltre alle autorità informate dell’assunzione (ad esempio, la cassa integrazione guadagni o l’assicurazione sanitaria), soltanto i responsabili della gestione del personale possono consultare le informazioni sui dipendenti. Il datore di lavoro può rivelare i dati personali di un dipendente solo se ciò è richiesto dalla legge o da una sentenza. I rappresentanti del personale hanno accesso ai dati contenuti nel registro unico del personale (nome, nazionalità, posizione ricoperta, data di ingresso nell’organizzazione). I sindacati possono, previo accordo con il datore di lavoro, inviare messaggi di informazione sindacale ai dipendenti via e-mail. I
dipendenti possono opporsi in qualsiasi momento.

Il datore di lavoro deve garantire la sicurezza delle informazioni e che solo le persone autorizzate possano accedervi. Le azioni sui dati da parte delle persone autorizzate devono essere registrate.
Il datore di lavoro deve informare i candidati, i dipendenti e gli organi di rappresentanza del personale prima di utilizzare tecniche di assistenza alle assunzioni o dossier di gestione del personale. Su semplice richiesta e senza dover fornire motivazioni, un candidato o un dipendente può ottenere una copia dei dati che lo riguardano (assunzione, cronistoria della carriera, retribuzione, valutazione delle competenze, ecc).

In caso di esito negativo di una candidatura, la persona incaricata dell’assunzione deve informare il candidato che desidera conservare il suo dossier, in modo che possa richiederne la distruzione. In assenza di richiesta in tal senso, i dati vengono automaticamente distrutti 2 anni dopo l’ultimo contatto. Inoltre, i dati relativi a un dipendente sono conservati per il tempo della sua presenza nell’impresa. Una volta cessato il rapporto di lavoro, alcune informazioni devono essere conservate dal datore di lavoro nell’archivio (per esempio, 5 anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro per le buste paga).

2. Accesso al luogo di lavoro e controllo dell’orario di lavoro

Il datore di lavoro può attuare strumenti – compresi quelli biometrici – per il controllo dell’accesso al fine di garantire:

  • l’ingresso agli edifici,
  • i locali soggetti a restrizioni.

Questi dispositivi possono riguardare sia i dipendenti che i visitatori. I dispositivi non biometrici possono anche essere utilizzati per gestire l’orario ed il tempo di permanenza dei dipendenti. Tuttavia, questo sistema non deve essere usato per monitorare il movimento all’interno dei locali né interferire con la libertà di movimento dei rappresentanti dei lavoratori nell’esercizio del loro mandato od essere utilizzato per controllare il rispetto del loro tempo di delega.

Le informazioni sono accessibili solo ai membri autorizzati dei dipartimenti contabile, del personale, o della sicurezza. Il datore di lavoro deve prendere misure per garantire la sicurezza delle informazioni riguardanti i suoi dipendenti e per evitare che persone che non hanno il diritto di accedervi ne vengano a conoscenza.

I dati relativi all’accesso devono essere cancellati 3 mesi dopo essere stati registrati. Invece, i dati utilizzati per monitorare l’orario di lavoro, compresi i dati sui motivi delle assenze, devono essere conservati per 5 anni.

Gli organi di rappresentanza del personale così come i dipendenti devono essere informati prima di qualsiasi decisione volta all’istallazione di un sistema di monitoraggio degli orari e delle presenze o di accesso ai locali.

3. Videosorveglianza

Le telecamere possono essere installate agli ingressi e alle uscite degli edifici, alle uscite di emergenza e nelle aree di circolazione. Possono anche filmare le aree in cui sono immagazzinate merci o beni di valore.

Non devono invece filmare i dipendenti nelle loro postazioni di lavoro, tranne in circostanze speciali (ad esempio un dipendente che maneggia denaro, ma la telecamera deve filmare la cassa piuttosto che il cassiere). Sul posto di lavoro come altrove, i dipendenti hanno diritto alla privacy per cui le telecamere non devono essere usate nelle aree di ristoro o di riposo dei dipendenti o nei bagni. Infine, non devono filmare i locali del sindacato o dei rappresentanti del personale, né l’accesso ad essi.

Peraltro, la registrazione del suono, oltre alle immagini, è riservata a situazioni specifiche e dovrebbe essere attivata solo su iniziativa di un dipendente in caso di un evento che la giustifichi (ad esempio in caso di violenza).

Solo le persone autorizzate dal datore di lavoro, nell’ambito delle loro funzioni, possono vedere le immagini registrate. Queste persone devono essere particolarmente formate e rese consapevoli delle regole di attuazione di un sistema di videosorveglianza. L’accesso alle immagini deve essere protetto per evitare che
qualcuno le veda.

Il datore di lavoro deve definire la durata della conservazione delle immagini delle telecamere. Questo periodo deve essere legato all’obiettivo perseguito dalle telecamere. In linea di principio, questo periodo non dovrebbe superare 1 mese. Come regola generale, la conservazione delle immagini per alcuni giorni è
sufficiente, salvo circostanze eccezionali, per effettuare controlli necessari e per consentire l’avvio di un eventuale procedimento disciplinare o penale. Se tale procedimento viene avviato, le immagini vengono poi estratte dal dispositivo e conservate per la durata del procedimento.

Le formalità da espletare possono variare a seconda dei luoghi che vengono filmati.

  • luoghi non aperti al pubblico: se le telecamere riprendono un luogo non aperto al pubblico (depositi, magazzini), non sono necessarie formalità presso la CNIL. Il datore di lavoro deve iscrivere questo sistema di videosorveglianza nel registro del trattamento dei dati che deve tenere;
  • luoghi aperti al pubblico: se le telecamere riprendono un luogo aperto al pubblico (aree di ingresso e di uscita del pubblico, aree commerciali, banconi, casse), il sistema deve essere autorizzato dal prefetto.

Non appena un sistema di videosorveglianza porta alla “sorveglianza sistematica su larga scala di una zona accessibile al pubblico”, deve essere effettuata un’analisi d’impatto sulla protezione dei dati. Permetterà in particolare di valutare la necessità e la proporzionalità del sistema previsto, rispetto agli scopi perseguiti.

Gli organi di rappresentanza del personale devono essere informati e consultati prima di qualsiasi decisione di installare telecamere.

4. Geolocalizzazione

I dispositivi di geolocalizzazione possono essere installati nei veicoli usati dai dipendenti per:

  • tracciare, giustificare e fatturare un servizio di trasporto di persone, merci o servizi direttamente legati all’uso del veicolo;
  • garantire la sicurezza del dipendente, delle merci o dei veicoli a lui affidati, compreso il recupero del veicolo in caso di furto;
  • allocare meglio le risorse per i servizi da eseguire in luoghi dispersi, specialmente per gli interventi di emergenza;
  • tracciare il tempo di lavoro, quando questo non può essere ottenuto con altri mezzi;
  • soddisfare un requisito legale o regolamentare di implementare un dispositivo di geolocalizzazione a causa del tipo di trasporto o della natura delle merci trasportate;
  • controllare il rispetto delle regole di utilizzo del veicolo.

Un dispositivo di geolocalizzazione installato in un veicolo fornito a un dipendente non può essere utilizzato:

  • per monitorare il rispetto dei limiti di velocità;
  • per monitorare un dipendente in ogni momento.
  • nel veicolo di un dipendente che ha libertà nell’organizzazione dei suoi movimenti;
  • per seguire i movimenti dei rappresentanti del personale nel contesto del loro mandato;
  • per raccogliere la posizione al di fuori dell’orario di lavoro, anche per combattere il furto o controllare il rispetto delle condizioni di utilizzo del veicolo;
  • per calcolare il tempo di lavoro dei dipendenti quando esiste già un altro dispositivo.

I dipendenti possono opporsi all’installazione di un dispositivo di geolocalizzazione nel loro veicolo di lavoro, se il dispositivo non è conforme ai requisiti legali stabiliti dalla CNIL o da altre normative. I dipendenti devono essere informati dell’installazione di questo dispositivo ed avere accesso ai dati che li riguardano registrati dallo strumento. I dipendenti devono essere in grado di disattivare la raccolta o la trasmissione della loro posizione geografica al di fuori dell’orario di lavoro.

L’accesso alle informazioni del sistema di geolocalizzazione deve essere limitato al personale autorizzato dei servizi interessati, al datore di lavoro e al personale autorizzato di un cliente o di un committente per il quale è giustificato un servizio. Pertanto, il nome del conducente non deve essere comunicato a un cliente o a un committente, poiché questa informazione non è di alcun interesse per queste persone, a meno che questa informazione sia di interesse particolare e indispensabile.

Per evitare che persone non autorizzate possano accedere alle informazioni del sistema, è essenziale adottare misure di sicurezza e provvedere ad uno studio dei rischi per la sicurezza dei dati per definire le misure più appropriate.

In linea di principio, le informazioni ottenute dalla geolocalizzazione non dovrebbero essere conservate per più di due mesi. Tuttavia, possono essere conservate per un anno quando vengono utilizzate per ottimizzare i turni di lavoro o per provare gli interventi effettuati, quando non è possibile fornire questa prova con altri mezzi. Infine, possono essere conservate per 5 anni quando sono utilizzate per monitorare l’orario di lavoro.

5. Intercettazione e registrazione delle chiamate sul luogo di lavoro

L’intercettazione in tempo reale e la registrazione sonora delle chiamate sul posto di lavoro possono essere effettuati in casi di necessità e devono essere proporzionati agli obiettivi perseguiti.

Il datore di lavoro può installare un dispositivo per ascoltare e/o registrare le conversazioni telefoniche puntualmente al fine di:

  • formare i dipendenti;
  • valutarli;
  • migliorare la qualità del servizio;

Il datore di lavoro non può installare un dispositivo permanente o sistematico di intercettazione o registrazione, tranne che per legge. Deve sempre scegliere un mezzo meno intrusivo. La registrazione delle chiamate non può essere accoppiata a un sistema di cattura delle schermate dei computer dei dipendenti.

Un tale sistema sarebbe sproporzionato e potrebbe violare i diritti e le libertà dei lavoratori. Questa pratica è molto intrusiva e potrebbe portare il datore di lavoro a visualizzare informazioni che non ha bisogno di conoscere (per esempio, e-mail personali o relative alle attività sindacali dei rappresentanti del personale).