Le formalità per il distacco di lavoratori in Francia

Per poter procedere al distacco di dipendenti in Francia, l’azienda deve espletare le seguenti formalità :

1. Dichiarare preventivamente il distacco dei dipendenti in Francia alle autorità competenti
2. Nominare di un rappresentante sul territorio francese
3. Fornire la carta d’identità professionale obbligatoria nel settore dell’edilizia e dei lavori pubblici (tessera BTP)
4. Aderire ad un fondo per ferie pagate e “maltempo” per i settori dell’edilizia e dello spettacolo.
5. Conservare e mettere a disposizione dell’Ispettorato del lavoro i documenti relativi ai suoi dipendenti distaccati e alla sua attività.

1- Dichiarazione preventiva di distacco dei dipendenti in Francia

I datori di lavoro che distaccano i dipendenti devono inviare una dichiarazione preventiva di distacco prima di iniziare a lavorare in Francia.

Quando il servizio viene eseguito in più luoghi, viene inviato all’ispettorato del lavoro del primo luogo in cui all’ispettorato del lavoro del luogo in cui il servizio deve essere fornito, utilizzando il portale internet SIPSI, viene eseguito.

In caso di annullamento del distacco o di modifica delle date di distacco inizialmente previste, il datore di lavoro è obbligato ad annullare o a rettificare la sua precedente dichiarazione tramite il teleservizio SIPSI.

Inoltre, quando la durata del distacco supera i 12 mesi, il datore di lavoro, che desidera derogare all’applicazione dello status di lavoratore dipendente a lungo termine distaccatoper un periodo massimo di 6 mesi supplementari, deve compilare la dichiarazione preventiva di distacco dei lavoratori interessati, indicando la durata desiderata della deroga e il motivo.

Questo passo deve essere fatto prima di raggiungere il periodo di distacco di 12 mesi.

In mancanza di ciò, a partire dal tredicesimo mese, si applicheranno tutte le condizioni di lavoro e di occupazione legali e convenzionali (contratti collettivi di applicazione generale) applicabili ai lavoratori dipendenti di società stabilite in Francia, ad eccezione di quelle relative alla conclusione e alla risoluzione del contratto di lavoro e ai regimi pensionistici complementari professionali .

In caso di sostituzione di un dipendente distaccato con un altro dipendente distaccato nella stessa mansione, il periodo di 12 mesi è raggiunto quando la durata cumulata del distacco di dipendenti successivi nella stessa mansione (stessa mansione nello stesso luogo) è pari a 12 mesi.

Eccezioni:

• Distacco per conto proprio:

Il distacco di dipendenti esclusivamente per conto del datore di lavoro è esente dalla previa dichiarazione di distacco e dalla nomina di un rappresentante.

Su richiesta dell’ispettorato del lavoro, egli deve presentare senza indugio i documenti elencati nell’articolo R. 1263-1 del Codice del lavoro, ad eccezione dei documenti relativi alla visita medica e di quelli relativi all’attività effettiva dell’azienda, che devono essere presentati entro un termine che non può superare i quindici giorni.

• Distacco per servizi a breve termine :

Le attività elencate in modo restrittivo dal decreto del 4 giugno 2019 sono anch’esse esenti dall’obbligo di dichiarazione preventiva di distacco e di nomina di un rappresentante:

•  Artisti;
• Apprendisti sulla mobilità internazionale;
• atleti e  membri delle squadre che li accompagnano
•  delegati ufficiali;
•  Ricercatori o insegnanti che partecipano a simposi, seminari ed eventi scientifici.

Cosa dichiarare nella dichiarazione di distacco?

La dichiarazione di distacco effettuata sul portale SIPSI consente all’azienda di nominare il proprio rappresentante.

La dichiarazione di distacco deve includere :

1. Informazioni relative alla società che solitamente impiega il dipendente o i dipendenti distaccati
2. Informazioni sulla società francese che riceve il servizio
3. Informazioni relative ai dipendenti distaccati
4. Informazioni sugli orari di lavoro
5. Se del caso, il luogo o i luoghi di alloggio per i dipendenti distaccati
6. I termini e le condizioni di pagamento da parte del datore di lavoro delle spese professionali (viaggio, vitto, alloggio)
7. Informazioni relative alla previdenza sociale dei dipendenti distaccati.
8. Nomina di un rappresentante della società sul territorio francese (identità, dati di contatto, indicazione dell’accettazione da parte dell’interessato, data di decorrenza e durata) e se si tratta di un agente appositamente nominato a tal fine (nome o ragione sociale, SIRET)

Quali sono le sanzioni?

Se la precedente dichiarazione di distacco non viene trasmessa sulla piattaforma SIPSI, il datore di lavoro è passibile di una multa fino a 4.000 euro per dipendente distaccato (8.000 euro se ripetuta entro due anni) fino al limite complessivo di 500.000 euro (articolo L. 1264-3 del Codice del Lavoro).

2- Nominare un rappresentante sul territorio francese

La società deve nominare un rappresentante presente sul territorio francese durante il periodo della prestazione che adempia agli obblighi che incombono al datore di lavoro.

La dichiarazione resa sul portale internet della SIPSI equivale alla nomina del rappresentante. Questa denominazione contiene le seguenti informazioni, tradotte in francese :

• il nome o la ragione sociale e, se si tratta di un rappresentante appositamente nominato, il suo numero SIRET ;
• i suoi dati di contatto (indirizzo e-mail e numero di telefono);
• indicazione del luogo di deposito sul territorio nazionale o delle modalità di accesso ai documenti che devono essere tenuti a disposizione dei funzionari di controllo.

L’impresa che distacca i dipendenti deve aver preventivamente ottenuto l’accordo del rappresentante per la nomina di quest’ultimo per lo svolgimento di tali compiti.

Il rappresentante: quale ruolo, quali responsabilità?

Il rappresentante della società che procede al distacco i dipendenti in Francia è responsabile, per tutta la durata del distacco, del collegamento con i funzionari di controllo dell’ispettorato del lavoro (ma anche della polizia giudiziaria, degli organi fiscali, doganali e di previdenza sociale) e della messa a disposizione dei funzionari di controllo di alcuni documenti, che può fornire in forma cartacea o elettronica.

Il rappresentante non può essere ritenuto responsabile in luogo del datore di lavoro per gli obblighi che incombono a quest’ultimo.

Quali sanzioni?

Se la nomina del rappresentante della società non viene completata, il datore di lavoro è passibile di una multa di 4.000 euro per dipendente distaccato al massimo (8.000 euro se ripetuta entro due anni) fino a un limite complessivo di 500.000 euro (articolo L. 1264-3 del Codice del lavoro francese).

3- La carta d’identità professionale nel settore dell’edilizia e dei lavori pubblici (BTP)

Ogni datore di lavoro i cui dipendenti eseguono, dirigono o organizzano, anche in modo occasionale, secondario o accessorio, lavori edilizi o di lavori pubblici è tenuto a richiedere una tessera di riconoscimento professionale, detta “BTP card”, per i dipendenti interessati.

Per ottenere questa carta, il datore di lavoro deve, prima del distacco, fare una dichiarazione per ciascuno dei lavoratori interessati all’Union des Caisses de France tramite la piattaforma online.

Questa dichiarazione viene fatta dopo aver effettuato la dichiarazione preventiva di distacco sul teleservizio SIPSI.

Il datore di lavoro deve inoltre fornire al dipendente il documento informativo sulla normativa francese applicabile in materia di diritto del lavoro, disponibile sul sito web dell’UCF.

4- Adesione a un fondo per ferie pagate e “maltempo”.

I datori di lavoro stabiliti al di fuori della Francia nei settori dell’edilizia e dei lavori pubblici (BTP) e dello spettacolo (ossia coloro i cui dipendenti distaccati, in considerazione della loro attività in Francia, sono coperti da contratti collettivi di lavoro francesi e da accordi estesi ai BTP e allo spettacolo) devono aderire e versare i contributi per i loro dipendenti alle casse ferie pagate istituite in tali professioni.

Va notato che vengono istituiti anche fondi per le ferie per i dipendenti delle aziende di trasporto su strada e dei lavoratori portuali.

I fondi per le ferie prevedono l’amministrazione e il pagamento delle ferie ai dipendenti. La cassa ferie si sostituisce ai datori di lavoro per il pagamento delle indennità, il cui finanziamento è assicurato dai contributi dei datori di lavoro responsabili.

Tuttavia, le aziende che distaccano dipendenti sono esentate da questo obbligo se possono dimostrare di essere già affiliati a un fondo o a un sistema equivalente nel loro paese d’origine (congedi e maltempo per l’edilizia e i lavori pubblici).

Sanzioni penali:

In caso di mancato rispetto dell’obbligo di appartenenza a una cassa ferie retribuita, il datore di lavoro è passibile di una multa di 5a classe, tante volte quanti sono i dipendenti distaccati interessati.

L’obbligo di affiliazione per le imprese del settore edilizio e dei lavori pubblici

a) Caso generale

• Le imprese di costruzione devono aderire e versare i contributi alla Caisse de Congés Intempéries BTP del luogo di esecuzione del servizio. Dopo un primo distacco e una prima affiliazione, è possibile continuare ad aderire al primo fondo, chiamato poi fondo “di riferimento”;
• Le imprese del settore dei lavori pubblici devono affiliarsi e contribuire alla Caisse Nationale des Entreprises de Travaux Publics (CNETP).

b) Eccezioni

Le seguenti imprese sono esenti dall’obbligo di iscrizione:

• Imprese edili e di lavori pubblici con sede in Germania, Austria e Italia nell’ambito degli accordi quadro stipulati con le casse ferie francesi. Queste imprese devono dichiarare i lavoratori che distaccano in Francia alle casse di affiliazione del loro paese di stabilimento e trasmettere questa dichiarazione alla competente cassa francese di congedo retribuito.
• Le imprese stabilite in un altro Stato membro dell’Unione europea o in uno degli Stati firmatari dell’Accordo sullo Spazio economico europeo, se possono giustificare il fatto che i lavoratori da esse distaccati in Francia godono, per il periodo di distacco, degli stessi diritti a condizioni almeno equivalenti a quelle previste dalla legislazione francese.

L’obbligo di adesione per le aziende del settore dello spettacolo

Le ferie annuali retribuite per il personale artistico e tecnico impiegato ad intermittenza sono fornite dalla Caisse des congés spectacles. I datori di lavoro che distaccano artisti o tecnici in Francia devono aderire al fondo e contribuirvi.

Sono esentati dall’affiliazione

• Aziende in cui tutti i dipendenti inviati in Francia sono stati impiegati ininterrottamente per almeno 12 mesi prima della richiesta di congedo presso lo stesso datore di lavoro ;
• Le imprese stabilite in un altro Stato membro dell’UE o in un altro Stato parte dell’Accordo sullo Spazio economico europeo, quando possono giustificare che i dipendenti da esse distaccati beneficiano, per il periodo di distacco, delle ferie retribuite a condizioni almeno equivalenti a quelle previste dalla legislazione francese

5- Obbligo del datore di lavoro di tenere e mettere a disposizione dell’Ispettorato del lavoro i documenti relativi ai suoi dipendenti distaccati e alla sua attività.

L’ispettorato del lavoro è l’organismo di controllo la cui missione principale è quella di garantire il rispetto del diritto del lavoro in Francia.

L’ispettore del lavoro ha il diritto di entrare negli stabilimenti, nei locali in cui i lavoratori a domicilio svolgono il lavoro e negli alloggi collettivi per i lavoratori . Ha il diritto di interrogare i dipendenti (e qualsiasi persona nel luogo di controllo) al fine di raccogliere informazioni personali (identità, luogo di residenza, ecc.) e informazioni relative alle condizioni di lavoro e di distacco.

In caso di accertamento di un reato, egli può redigere un verbale che viene inviato al pubblico ministero. Può anche constatare che l’interessato non ha rispettato gli obblighi connessi al distacco e proporre una sanzione amministrativa pecuniaria al direttore regionale competente. Egli informa l’interessato dei fatti che possono costituire un reato o che sono punibili con una sanzione amministrativa e delle sanzioni previste.

Oltre a questo obbligo generale, per consentire all’ispettorato del lavoro di verificare il rispetto delle regole di distacco, su richiesta dell’ispettorato del lavoro devono essere presentati senza indugio i documenti in francese (con le somme convertite in euro) elencati dal Codice del lavoro.

Documenti tradotti in francese da conservare e presentare senza indugio

1- Documenti relativi alla situazione dei dipendenti distaccati

Il datore di lavoro o il suo rappresentante è tenuto a conservare e presentare senza indugio all’Ispettorato del lavoro i documenti elencati di seguito contenenti informazioni sui dipendenti distaccati.

 

1. a) Indipendentemente dalla durata dell’invio, devono essere conservati i seguenti documenti :

• qualsiasi documento che attesti l’effettivo pagamento della retribuzione,
• Un conteggio orario che mostri l’inizio, la fine e la durata dell’orario di lavoro giornaliero di ogni dipendente,
• Il documento che attesta una visita medica “equivalente” passata dal dipendente nel paese di origine
• Se del caso, il permesso di lavoro che consente al lavoratore dipendente cittadino di un paese terzo di lavorare in Francia.

1. b) Per un periodo di distacco di un mese o più: la busta paga di ogni dipendente distaccato o qualsiasi documento equivalente che certifichi la retribuzione e che contenga le seguenti informazioni:

• Remunerazione ;
• Periodo e ore lavorative a cui si riferisce il salario, distinguendo tra le ore pagate a tariffa normale e quelle a premio;
• Ferie e giorni festivi e relativi elementi di remunerazione;
• Condizioni di versamento dei contributi agli organismi corrispondenti alla Caisses de congés et intempéries;
• L’indicazione del contratto collettivo di settore applicabile al dipendente.

1. c) Per un periodo di distacco inferiore a un mese: qualsiasi documento che dimostri il rispetto della retribuzione minima.

2- Documenti relativi alla società che distacca il dipendente

Il datore di lavoro o il suo rappresentante ha l’obbligo di conservare e presentare senza indugio i documenti elencati qui di seguito che dimostrano che l’impresa che distacca i lavoratori svolge un’attività reale e sostanziale nel suo paese di stabilimento.

• Se è in forma scritta, il contratto di lavoro o qualsiasi documento equivalente che certifichi in particolare il luogo di assunzione del dipendente,
• Qualsiasi documento attestante la legge applicabile al contratto che vincola il datore di lavoro e la parte contraente stabilita sul territorio nazionale,
• Qualsiasi documento che attesti il numero di contratti eseguiti e l’importo del fatturato realizzato dalla società nel suo Stato di stabilimento e in Francia.
• Tali documenti devono essere conservati sul territorio nazionale (sul luogo di lavoro, o se ciò è fisicamente impossibile, in qualsiasi altro luogo accessibile al rappresentante) a meno che non vi siano accordi per accedervi e consultarli senza indugio dal territorio nazionale (ad esempio, accesso remoto su un sito Internet).

In pratica, i documenti possono essere comunicati al responsabile dello screening in forma cartacea o informatizzata.

Sanzioni:

1) La mancata presentazione di questi documenti tradotti in francese è punita con una sanzione amministrativa pecuniaria fino a 4.000 euro per dipendente distaccato (8.000 euro se ripetuta entro due anni) fino al limite complessivo di 500.000 euro.

2) L’autorità amministrativa, vale a dire la DIRECCTE, può decidere di sospendere la prestazione di servizi per un periodo massimo di un mese se il datore di lavoro non presenta i documenti tradotti in francese all’ispettorato del lavoro per verificare il rispetto del salario minimo legale, dei periodi minimi di riposo giornaliero e settimanale e dell’orario di lavoro massimo giornaliero e settimanale. Lo stesso vale se il datore di lavoro presenta documenti deliberatamente errati.

(3) L’ostacolo all’esercizio delle funzioni di ispettore del lavoro è un reato punibile con la reclusione di un anno e con una multa di 37500 euro.

• Gli ispettori del lavoro possono inoltre richiedere la presentazione, durante le loro visite, di tutti i libri, registri e documenti resi obbligatori dal Codice del lavoro o da una disposizione di legge relativa al regime del lavoro. Questi documenti non sono tuttavia soggetti all’obbligo di traduzione in francese.
• I funzionari di controllo possono essere presentati e ottenere immediatamente copie di tutti i documenti che provano il rispetto delle disposizioni del Codice del Lavoro, allo scopo di indagare e stabilire i reati di lavoro illegale.
• Gli agenti di controllo possono essere accompagnati da un traduttore giurato.

Sanzioni:

In caso di reato di ostruzione, cioè di rifiuto del datore di lavoro di sottoporsi a un’ispezione o quando il datore di lavoro fornisce all’ispettore del lavoro informazioni false o che si rivelano inesatte, quest’ultimo è punito con la reclusione di un anno e con una multa di 37.500 euro.

Se il datore di lavoro rifiuta di presentare all’ispettorato del lavoro i libri, i registri e i documenti resi obbligatori, il datore di lavoro è passibile di una multa fino a 450 euro.